Sekda Kabupaten Bima Buka Bimtek Manajemen Pengendalian dan Penataan ARSIP SKPD
BIMA,
Media NTB - Sekda Kabupaten Bima Drs. HM.Taufik HAK,
M.Si bertempat di aula kantor Bupati Bima membuka secara resmi Bimtek Manajemen
Pengendalian dan Penataan ARSIP SKPD dan kecamatan. Kegiatan tersebut
dilaksanakan pada hari Rabu (5/4) dan dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan kabupaten Bima beserta jajaranya, para pengelola Kearsipan yang
ada di masing – masing SKPD dan Kecamatan. Sementara itu narasumber dari
kegiatan ini berasal dari kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Privinsi NTB serta apra kepala Bidang Kearsipan dan perpustakaan pada
Dinas Perpustakaan dan kearsipan kabupaten Bima.
Seka kabupaten Bima Drs.
H.Taufik HAK, M.Si menyampaikan Arsip merupkan
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negera, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan fungsi dan
kegunaanya, hampir setiap hari instansi
membuat, menerima dan menggunakan Arsip
dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasinya dalam mengambil
keputusan, dasar bertindak, menyusun rencana dan lain sebagainya.
Lebih lanjut dikatakan pula
sebagai rekaman informasi, Keberadaan
arsip sangat penting, bukan hanya sebagai bahan pengambil keputusan bagi
pimpinan tetapi juga sebagai bukti transaksi yang sah, akurat dan terpercaya
yang dapat melindungi Hak – Hak Organisasi Apabila menghadapi permasalahan
dengan pihak lain sekaligus sebagai bukti keberadaan organisasi yang
bersangkutan.
Begitu pentingnya arsip
sebagai kelangsungan hidup Organisasi maka wajib bagi setiap SKPD dan kecamatan
untuk untuk melaksanakan pengendalian dan penataan arsip dengan baik dan benar
yang disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi sehingga tidak
ketinggalan dan kehilangan kesempatan serta dapat memberikan layanan prima
yaitu dapat menemukan kembal arsip secara cepat, tepat dan lengkap pasa saat
diperlukan.
Guna mewujudkan hal
tersebut, diperlukan system pengendalian dan penataan Arsip yang sesuai dengan
karakteristik Organisasi, sarana dan prasarana yang mencukupi serta kemauan
tekhnis yang memadai sehingga dapat memberikan pengetahuan yang komprehensif
terkait dengan sarana dan penataan arsip tersebut sehingga Keberadaan
Arsip sangat vital yang penggunaannya masih tinggi dan terus menerus,
karena itu harus tersedia pada saat diperlukan
seperti kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah di tiap – tiap SKPD
maupun di kecamatan, sehingga dalam dunia birokrasi pemerintahan daerah,
sehari-hari kita dihadapkan pada pekerjaan-pekerjaan yang selalu berkaitan
dengan naskah dinas, baik membuat surat,
mengarsipkan surat dan lain-lainnya sehingga didapatkan administrasi naskah
dinas yang baik.
Apabila administrasi naskah
dinas sudah baik, maka diharapkan dapat mendukung efisiensi dan efektivitas
penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Taufik Berharap kepada para peserta bimtek agar mengikuti
kegiatan ini hingga akhir untuk
mengetahui pentingya penataan arsip bagi kebutuhan sebuah Organisasi /
SKPD dalam rangka menyimpan dokumen yang diperlukan.
Menurut Kepala Dinas
PErpustakaan dan Kearsipan Kabuapten Bima Abubakar, SE dalam laporan keberadan
arsip ini sangat penting bagi kebutuhan SKPD dan Organisasi dalam rangka
menyimpan sebuah data dan dokumen yang diperlukan, sekaligus sebagai bukti
pertanggungjawaban setiap SKPD dan kecamatan.
Oleh karena itu dengan
adanya kegiatan ini sangat penting untuk dilaksanakan dilingkup SKPD dan
Kecamatan sehingg dari kegiatan ini para peserta dapat mengetahui dan memahami
keberadaan Arsip itu sendiri, sekaligus dalam rangka pengelolaan Arsip yang
proporsional menuju Kabupaten Bima yang ramah.
Direncanakan kegiatan
kerasipan ini diikuti oleh seluruh 80 orang peserta yang memegang dan
mengelola kearsipan yang ada di masing –
masing SKPD dan kecamatan dengan waktu pelaksanana selama 2 (dua) hari mulai
dari tanggal 5 s/d 6 April 2017 di aula kantor Bupati Bima.(H/M)
Post a Comment